Am pierdut documentele contabile: e obligatoriu sa le reconstituim?

In caz de pierdere, sustragere sau distrugere a documentelor financiar -contabile se vor lua masuri de reconstituire a acestora, potrivit reglementarilor emise in acest sens, in termen de maximum 30 de zile de la constatare, iar in caz de forta majora, in termen de 90 de zile de la constatarea incetarii acesteia.

Reconstituirea documentelor se face pe baza unui ╬ôçdosar de reconstituire╬ôç, intocmit separat pentru fiecare caz. Dosarul de reconstituire trebuie sa contina toate lucrarile efectuate in legatura cu constatarea si reconstituirea documentului disparut, si anume:

- sesizarea scrisa a persoanei care a constatat disparitia documentului;
- procesul-verbal de constatare a pierderii, sustragerii sau distrugerii;
- dovada sesizarii organelor de urmarire penala sau dovada sanc tionarii disciplinare a persoanei vinovate, dupa caz;
- dispozitia scrisa a conducatorului unitatii pentru reconstituirea documentului;
- o copie a documentului reconstituit.

Documentele reconstituite vor purta in mod obligatoriu si vizibil mentiunea ╬ôçDUPLICAT╬ôç, cu specificarea numarului si datei dispozitiei pe baza careia s -a facut
reconstituirea. Documentele reconstituite constituie baza legala pentru efectuarea
inregistrarilor in contabilitate.

Nu se pot reconstitui documentele de cheltuieli nenominale (bo nuri, bilete de calatorie nenominale etc.) pierdute, sustrase sau distruse inainte de a fi inregistrate in contabilitate. In acest caz, vinovatii de pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor suporta paguba

In cazul pierderii, sustragerii sau distrugerii exemplarului original al facturii, emitentul trebuie sa emita un duplicat al facturii pierdute, sustrase sau distruse.

Duplicatul poate fi:

- factura noua, care sa cuprinda aceleasi date ca si factura initiala, si pe care sa se
mentioneze ca este duplicat si ca inlocuieste factura initiala; sau

- o fotocopie a facturii initiale, pe care sa se aplice stampila societatii si sa se
mentioneze ca este duplicat si ca inlocuieste factura initiala.

Sursa: www.contabilul.manager.ro