e-Factura: Cum să ne protejăm în noul sistem de facturare

Un lucru important de reținut este că nu poți să te bazezi doar pe un spațiu virtual privat pentru a păstra aceste facturi - trebuie să le descarci și să le arhivezi singur. Avocații spun că pentru a evita problemele, firmele ar trebui să includă în contracte o clauză care să spună că vor plăti doar atunci când primesc facturile prin noul sistem electronic.

e-Factura va deveni singurul mod acceptat pentru a trimite facturi între companii de la 1 iulie 2024, iar ignorarea acestui lucru poate aduce probleme. Este important să fii la curent cu aceste schimbări și să te asiguri că ești conform cu noile reguli pentru a evita dificultăți în afaceri.

De asemenea trebuie să acordați atenție la facturile pe 0 și la cele cu stornare.

Netrimiterea facturilor sau utilizarea de facturi care nu sunt din sistemul e-Factura duce la amenzi consistente. 

În calitate de beneficiari, este necesar să vă protejați de riscuri prin introducerea în clauzele contractuale care condiționează plata bunurilor și serviciilor de transmiterea facturilor aferente prin sistemul e-Factura.  

În acest context, avocații sugerează că beneficiarii din relațiile B2B pot lua măsuri de precauție prin introducerea unei clauze în contracte, care să condiționeze plata bunurilor sau serviciilor de transmiterea facturilor prin sistemul e-Factura. Aceasta înseamnă că beneficiarul ar putea să refuze plata până când factura este încărcată în sistemul electronic, chiar dacă serviciile au fost deja prestate și acceptate.

„Cu alte cuvinte, eu, beneficiarul serviciilor, îmi rezerv dreptul să nu plătesc factura până în momentul în care aceasta este încărcată în acel sistem, chiar dacă serviciile au fost prestate, recepționate și așa mai departe“ a recomandat, într-un podcast recent, Raluca Andrei, Partener la Tudor, Andrei și Asociații, societatea de avocatură afiliată BDO Romania.

Odată cu această schimbare, acceptarea facturilor în alt format sau chiar neprimirea lor poate aduce riscuri importante pentru companii. Potrivit Legii 296/2023, beneficiarii care acceptă facturi în alt format decât e-Factura riscă amenzi de până la 15% din valoarea totală a facturii și, în anumite cazuri, pierderea dreptului de a deduce TVA-ul aferent.

Pentru a evita aceste riscuri, este esențial să filtrați partenerii de afaceri și să vă asigurați că toate facturile sunt transmise și înregistrate în sistemul e-Factura. Deși e-Factura este obligatorie pentru operațiunile B2B începând cu 1 ianuarie 2024, până la 30 iunie 2024 se pot folosi și alte modalități de transmitere a facturilor, conform prevederilor Legii 296/2023.

De la 1 iulie 2024, e-Factura devine singurul mod acceptat pentru transmiterea facturilor în afacerile între companii veterinare. Asta înseamnă că destinatarii vor putea accesa facturile doar din Spațiul Privat Virtual al Fiscului, iar alte forme de facturi vor deveni inutile din punct de vedere fiscal.