Utilizarea exclusivă a numerarului în activitatea unei firme nu mai reprezintă doar o opțiune de organizare financiară, ci poate deveni o sursă importantă de risc juridic și fiscal. În ultimii ani, autoritățile au introdus mai multe măsuri legislative menite să limiteze tranzacțiile cash și să încurajeze utilizarea mijloacelor moderne de plată.

Printr-o serie de inițiative legislative adoptate în ultimii trei ani, derularea operațiunilor de încasări și plăți în numerar de către operatorii economici a fost restrânsă treptat. Începând cu a doua parte a anului 2023, au fost reduse limitele pentru tranzacțiile cash dintre profesioniști (raporturi B2B).

Ulterior, Guvernul a continuat procesul de implementare a mijloacelor moderne de plată, iar în anul 2026 acestea au devenit regula generală, existând doar câteva excepții. În același timp, contul de plăți a devenit obligatoriu pentru toate persoanele juridice.

Lipsa contului de plăți

Nerespectarea obligației de a deține un cont de plăți constituie contravenție și se sancționează cu amenzi cuprinse între 3.000 și 10.000 de lei.

În anumite situații, lipsa contului de plăți poate conduce și la declararea operatorului economic ca inactiv fiscal, cu consecințe importante asupra activității:

• pe durata inactivității fiscale, societatea nu mai poate deduce cheltuieli și nici TVA aferent achizițiilor;
• partenerii comerciali nu pot deduce TVA pentru achizițiile realizate de la operatorul declarat inactiv;
• dacă inactivitatea fiscală se prelungește peste un an, există riscul dizolvării societății din oficiu, în anumite condiții.

În plus, lipsa contului bancar face imposibilă implementarea mijloacelor moderne de plată.

Obligația de a accepta plăți prin mijloace moderne

Legislația prevede sancțiuni și pentru operatorii economici care nu implementează infrastructura necesară pentru plăți electronice.

Astfel:

• lipsa mijloacelor moderne de plată poate fi sancționată cu amenzi între 20.000 și 50.000 de lei;
• refuzul de a accepta plata cu cardul, deși infrastructura există, poate fi sancționat cu amenzi între 5.000 și 7.500 de lei.

Începând cu anul 2026, aceste situații pot constitui și criterii de încadrare într-o clasă de risc fiscal, ceea ce crește probabilitatea declanșării unor controale fiscale.

Depășirea plafoanelor pentru tranzacțiile în numerar

Depășirea limitelor legale pentru plățile și încasările în numerar, inclusiv prin fragmentarea artificială a tranzacțiilor, este sancționată cu o amendă de 25% din suma plătită sau încasată peste plafon, dar nu mai puțin de 500 de lei.

Plafoanele stabilite de legislație sunt următoarele:

În relațiile dintre profesioniști (B2B)

• încasări: maximum 5.000 lei/zi de la o persoană;
• plăți: maximum 5.000 lei/zi către o persoană;
• totalul plăților zilnice în numerar: 10.000 lei;
• pentru magazinele cash & carry, plafonul este 10.000 lei/zi.

În relațiile cu persoane fizice (B2C)

Încasările și plățile pentru livrări de bunuri sau prestări de servicii, dividende, cesiuni de creanțe sau alte drepturi trebuie realizate în limita plafonului de 10.000 lei pe zi către sau de la o persoană.

Amenzi și risc de controale fiscale

Utilizarea exclusivă a numerarului, fără respectarea legislației privind disciplina financiară a încasărilor și plăților și utilizarea mijloacelor moderne de plată, poate atrage nu doar sancțiuni contravenționale semnificative, ci și creșterea riscului de controale fiscale.

Chiar și în situațiile în care operațiunile economice sunt reale și justificate, nerespectarea acestor reguli poate duce la amenzi consistente, blocaje administrative sau chiar la închiderea activității în anumite cazuri.